MATERI PEMBELAJARAN

 

Korepondensi Bisnis

1.      Pengertian Surat

Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995:
95).

Surat sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis (Finoza, 2004: 195)

Surat yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual) (Ramelan, 2005: 151)

 

2.      Fungsi Surat

a.       Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian

b.      Sebagai alat pengigat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan

c.       Sebagai bukti sejarah

d.      Sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas

e.       Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya

f.       Sebagai alat promosi

g.      Sebagai bahan untuk mengambil keputusan

 

3.      Macam-macam Surat

a.       Surat Perkenalan

b.      Surat Permintaan Daftar Harga

c.       Surat Penawaran

d.      Surat Pesanan

e.       Faktur dan Kuitansi

f.       Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian Barang

g.      Surat Keluhan/Pengaduan

h.      Surat Tuntutan dan Penyelesaiannya

i.        Surat Gugat

j.        Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit dan Tagihannya

k.      Surat tempahan

Pada kali ini kita akan membahas tentang surat tempahan

4.      Surat Tempahan

Surat tempahan yaitu surat dari satu pihak ke pihak lain yang bermaksud memesan (menempah) jasa tertentu. Istilah tempahan atau pesanan sebenarnya memiliki arti yang sama. Namun, penggunaannya harus disesuaikan dengan pesanan barang (material) atau pesanan jasa (nonmaterial). Untuk pesanan barang dipergunakan istilah memesan (order) dari kata pesan. Untuk pesanan jasa dipergunakan istilah to book atau to request yang berarti menempah dari kata dasar tempah. Kegiatan yang biasa dilakukan seorang sekretaris adalah melakukan tempahan tempat, tiket, kamar hotel, dan lain-lain. Untuk melakukan hal tersebut seorang sekretaris harus membuat surat tempahan agar rincian pesanan jasa dapat diketahui dengan jelas oleh pihak yang terkait.

Walaupun sekarang pembelian tiket dan kamar hotel dapat dilakukan secara online melalui aplikasi atau website, tetapi pada saat tertentu tempahan harus dilakukan melalui surat (misalnya untuk pemesanan tiket dalam jumlah banyak, pemesanan kamar hotel dengan fasilitas dan layanan tertentu, serta pemesanan kamar hotel dalam jumlah banyak) Isi surat tempahan memuat hal-hal sebagai berikut.

1.      Pernyataan menempah sesuatu jasa tertentu;

2.      Waktu, jenis, kuantitas jasa yang dipesan;

3.      Permintaan informasi dan konfirmasi jawaban. Isi surat tempahan:

-          Alinea pembuka : Mengemukakan maksud/tujuan surat

-          Alinea inti : Uraian tempahan

-          Alinea penutup : Harapan dan ucapan terima kasih

Berikut link untuk materi lebih lengkap tentang Korespondensi Bisnis 

https://drive.google.com/drive/folders/1yfrAn8of_34HkG1MT6Ybv7iho_V8XTPI?usp=sharing